근로관계에 기인한 서류의 보존기한에 대한 문의를 주셨습니다. (1) 근기법 제42조에서 근로자명부 및 아래의 시행령에 해당하는 중요한 서류는 3년의 보전의무가 사용자에게 부과되고 있으니 참고하시기 바랍니다. (2) 근기법 시행령 제22조 제22조(보존 대상 서류 등) ①법 제42조에서 “대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류”란 다음 각 호의 서류를 말한다. <개정 2021. 3. 30.>1. 근로계약서2. 임금대장3. 임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류4. 고용ㆍ해고ㆍ퇴직에 관한 서류5. 승급ㆍ감급에 관한 서류6. 휴가에 관한 서류7. 삭제 <2014. 12. 9.>8. 법 제51조제2항, 제51조의2제1항, 같은 조 제2항 단서, 같은 조 제5항 단서, 제52조제1항, 같은 조 제2항제1호 단서, 제53조제3항, 제55조제2항 단서, 제57조, 제58조제2항ㆍ제3항, 제59조제1항 및 제62조에 따른 서면 합의 서류9. 법 제66조에 따른 연소자의 증명에 관한 서류②법 제42조에 따른 근로계약에 관한 중요한 서류의 보존기간은 다음 각 호에 해당하는 날부터 기산한다.1. 근로자 명부는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날2. 근로계약서는 근로관계가 끝난 날3. 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날4. 고용, 해고 또는 퇴직에 관한 서류는 근로자가 해고되거나 퇴직한 날5. 삭제 <2018. 6. 29.>6. 제1항제8호의 서면 합의 서류는 서면 합의한 날7. 연소자의 증명에 관한 서류는 18세가 되는 날(18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날)8. 그 밖의 서류는 완결한 날 (3) 근기법 제42조 위반한 경우에는 500만원이하의 과태료가 부과됩니다.

퇴사한 직원의 서류는 바로 폐기하시면 안 됩니다. 근로기준법상 사용자에게 의무적으로 정해진 보관기간이 존재합니다. 1. 법정 보존기간이 가장 중요합니다. 근로계약서, 임금대장, 근태기록 등 주요 서류는 최소 3년간 보관해야 합니다. 퇴사자라 하더라도 동일하게 적용됩니다. 이 기간 내에 노동청 진정, 임금체불 신고, 해고·연차 관련 분쟁이 발생할 수 있기 때문에 서류가 없으면 사업주가 사실관계를 입증하기 어려워집니다. 2. 민원·진정 제기 가능한 기한 - 임금·수당 관련: 3년(소멸시효) - 부당해고 등 구제신청: 퇴직 후 3개월 내 - 기타 근로조건 위반 신고: 통상 3년 내 문제 제기 가능 따라서 최소 3년은 관련 서류를 안전하게 보관하는 것이 원칙입니다. 3. 개인정보 서류(통장사본·신분증 사본 등)도 동일 원칙 적용 개인정보는 불필요한 장기 보관이 문제 될 수 있으나, 근로관계 증명을 위해 필요한 범위에서는 법정 보관기간 동안 보존이 허용됩니다. 필요하시면 상담자님 사업장의 기록 관리 방식과 법정 보존 항목을 어떻게 정리해야 안전한지 로시컴 심화상담에서 구체적으로 검토해 보시길 권합니다. 초기 대응만 잘해도 추후 분쟁을 크게 줄일 수 있습니다.