상시 30명 이상을 고용하는 회사는 채용 여부가 확정된 뒤 불합격한 구직자가 채용서류 반환을 청구하면 본인 확인 후 돌려주어야 합니다. 비용은 원칙적으로 회사가 부담하고, 미리 알린 경우에만 우편 요금 등을 구직자에게 부담하게 할 수 있습니다. 회사는 반환 청구에 대비해 정해진 기간 동안 서류를 보관해야 합니다. 채용절차의 공정화에 관한 법률(이하 채용절차법) 제3조는 상시 30명 이상의 근로자를 사용하는 사업장의 채용절차에 이 법을 적용합니다. 제2조는 채용서류를 응시원서·이력서·자기소개서, 경력증명서 등 입증자료, 작품집 등 심층심사자료로 정합니다. 제11조 제1항은 채용 여부가 확정된 이후 구직자(확정된 채용대상자는 제외)가 반환을 청구하면 본인임을 확인한 후 반환하도록 하되, 홈페이지나 전자우편으로 제출된 경우와 구직자가 회사의 요구 없이 자발적으로 낸 경우는 제외합니다. 같은 조 제5항은 반환 비용을 원칙적으로 구인자가 부담하도록 정합니다. 질문하신 회사는 직원이 45명이고, 서류를 우편이나 방문으로 회사의 요구에 따라 받았으므로 반환 대상입니다. 합격해 채용이 확정된 사람은 반환 청구 대상에서 빠지지만, 불합격한 지원자는 청구할 수 있습니다. 시행령 제2조에 따라 청구를 받은 날부터 14일 이내에 특수취급우편물로 보내야 하고, 구직자가 원하면 합의한 방법으로 전달할 수 있습니다. 보내는 곳은 서류에 적힌 주소지이며, 구직자가 장소를 지정하면 그곳으로 보냅니다. 시행령 제5조는 구직자에게 부담시킬 수 있는 비용을 특수취급우편 요금과 수수료로 한정하고, 이 경우 채용 여부 확정 전까지 입금 계좌를 알려야 한다고 정합니다. 미리 알리지 않았다면 비용은 회사가 부담하는 것이 안전합니다. 제11조 제2항에 따라 반환 청구는 서면이나 전자적 방법 등으로 받으므로, 전화로 연락이 왔다면 청구 내용을 서면이나 전자우편으로 다시 받아 본인 확인과 함께 기록해 두세요. 보관 기간은 시행령 제4조에 따라 채용 여부 확정일 이후 14일부터 180일까지의 범위에서 회사가 정한 반환 청구기간이며, 이 기간을 채용 확정 전에 구직자에게 알려야 합니다. 청구기간이 지나면 제11조 제4항에 따라 개인정보 보호법에 따라 파기해야 합니다. 보관 의무나 고지 의무를 지키지 않으면 제17조 제3항에 따라 300만원 이하의 과태료가 부과될 수 있고, 반환하지 않으면 제12조에 따라 시정명령을 받을 수 있습니다. 천재지변 등 회사에 책임 없는 사유로 서류가 없어진 경우에만 제11조 제3항 단서에 따라 반환 의무를 이행한 것으로 봅니다. 제11조 제6항은 이런 반환 절차를 채용 여부가 확정되기 전까지 구직자에게 알리도록 정하므로, 앞으로는 공고문에 반환 청구기간과 비용 부담을 미리 적어 두세요. 구체적인 사안은 노무사와 상담하시기 바랍니다. ※ 2026년 10월 현행 법령을 기준으로 정리한 일반 정보입니다. 개별 사안은 전문가와 상담하세요.