근로자 명부와 근로계약서, 임금대장 같은 근로계약에 관한 중요한 서류는 3년간 보존해야 합니다. 3년을 세기 시작하는 날은 서류마다 다릅니다. 근로계약서는 근로관계가 끝난 날, 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날, 근로자 명부는 퇴직한 날부터 셉니다. 근로기준법 제11조 제1항에 따라 이 법은 상시 5명 이상의 근로자를 사용하는 사업장에 적용되므로 직원 12명인 음식점에 적용됩니다. 제41조 제1항은 사용자가 사업장별로 근로자 명부를 작성하도록 하고, 제48조 제1항은 임금대장을 작성해 임금을 지급할 때마다 적도록 정합니다. 제42조는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정합니다. 같은 법 시행령 제22조 제1항은 그 서류로 근로계약서, 임금대장, 임금의 결정·지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류, 고용·해고·퇴직에 관한 서류, 승급·감급에 관한 서류, 휴가에 관한 서류 등을 정하고, 근로시간에 관한 서면 합의 서류와 연소자의 증명에 관한 서류도 포함합니다. 시행령 제22조 제2항은 보존기간의 시작일을 정합니다. 근로자 명부는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날, 근로계약서는 근로관계가 끝난 날, 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날, 고용·해고·퇴직에 관한 서류는 해고되거나 퇴직한 날, 서면 합의 서류는 서면 합의한 날, 그 밖의 서류는 완결한 날부터 셉니다. 질문하신 경우 퇴사한 직원의 근로계약서는 퇴사일부터 3년이 지나야 이 법에 따른 보존 의무가 끝납니다. 근로관계가 끝난 날이 기준이므로 재직 중인 직원의 근로계약서는 퇴사할 때까지 보관하고, 그 뒤 3년을 더 보관해야 합니다. 임금대장은 여러 직원의 내용을 한 장부에 계속 적는 방식이라면 마지막으로 써 넣은 날이 기준이 되므로, 장부를 어떤 단위로 관리하는지에 따라 기간이 달라집니다. 연장근로 시간 기록은 임금계산의 기초에 관한 서류에 해당할 수 있어 같은 3년 보존 대상으로 보고 관리하는 것이 안전합니다. 참고로 퇴직금을 중간정산해 준 직원이 있다면, 근로자퇴직급여 보장법 시행령 제3조 제2항에 따라 관련 증명 서류를 근로자가 퇴직한 후 5년이 되는 날까지 보존해야 합니다. 제116조 제2항 제2호는 제41조, 제42조, 제48조를 위반한 자에게 500만원 이하의 과태료를 부과하도록 정합니다. 3년은 이 법이 정한 최소 기간이므로, 세금 신고 등 다른 법령에서 따로 정한 보존기간이 있는지도 확인한 뒤 정리하세요. 직원별로 퇴사일을 적은 목록을 만들어 두면 폐기 시점을 관리하기 쉽습니다. 근로자 명부는 같은 법 시행령 제20조에 따라 성명, 생년월일, 주소, 이력, 종사하는 업무, 고용 연월일, 퇴직 연월일과 사유 등을 적는 서류이므로 퇴사 직원 부분도 퇴직일부터 3년간 남겨 두어야 합니다. 구체적인 사안은 노무사와 상담하시기 바랍니다. ※ 2026년 10월 현행 법령을 기준으로 정리한 일반 정보입니다. 개별 사안은 전문가와 상담하세요.