남편과 저, 성인인 두 아들이 주주로 참여해 작은 주식회사를 세운 지 1년 정도 됐습니다. 설립할 때 세무서에 주주 관련 서류를 낸 것 같은데, 회사 안에 주주명부를 따로 만들어 둔 적은 없습니다. 가족끼리만 주식을 갖고 있는 작은 회사도 주주명부를 꼭 작성해서 보관해야 하는지, 만든다면 어떤 내용을 적어야 하는지 알고 싶습니다.
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네, 회사가 주주명부를 작성해 갖추어 두어야 합니다. 법인세법은 영리를 목적으로 하는 내국법인에게 주주명부를 작성해 비치할 의무를 지우고, 상법도 주식회사의 이사에게 주주명부를 본점에 비치하도록 정합니다. 두 조문은 주주가 가족인지, 회사 규모가 큰지 작은지를 의무의 요건으로 삼지 않습니다.
법인세법 제118조는 내국법인(비영리내국법인은 제외)이 주주나 사원의 성명, 주소 및 주민등록번호(법인인 주주는 법인명, 본점 소재지 및 사업자등록번호) 등 대통령령으로 정하는 사항이 적힌 주주명부나 사원명부를 작성하여 갖추어 두어야 한다고 정합니다. 상법 제352조 제1항은 주식을 발행한 때 주주명부에 주주의 성명과 주소, 각 주주가 가진 주식의 종류와 그 수, 주권을 발행한 때에는 그 주권의 번호, 각 주식의 취득연월일을 적도록 하고, 같은 조 제2항은 전환주식을 발행한 경우 그에 관한 사항도 적도록 합니다.
상법 제396조 제1항은 이사가 회사의 정관과 주주총회 의사록은 본점과 지점에, 주주명부와 사채원부는 본점에 비치하도록 정합니다. 같은 조 제2항은 주주와 회사채권자가 영업시간 내에 언제든지 이 서류의 열람이나 등사를 청구할 수 있게 합니다.
질문하신 회사는 영리를 목적으로 세운 주식회사이므로 두 조문이 모두 적용됩니다. 설립할 때 세무서에 낸 서류가 있더라도, 회사가 주주명부를 작성해 갖추어 두라는 의무는 따로 정해져 있습니다. 지금이라도 네 분 각각의 성명, 주소, 주민등록번호, 가진 주식의 종류와 수, 주식을 취득한 날짜를 적은 명부를 만들어 본점에 두세요. 주권을 발행했다면 주권 번호도 적어야 합니다.
명부는 한 번 만들고 끝나는 서류가 아닙니다. 가족 사이에 주식을 넘기거나 증자를 해서 주주 구성이 바뀌면 그때마다 명부를 고쳐 실제와 맞게 유지하세요. 주식 대금을 낸 통장 기록, 주식 이동 계약서, 주주총회 의사록을 함께 보관해 두면 나중에 지분 관계를 설명하기 쉽습니다. 가족 간 주식 이동은 세금 문제와도 연결될 수 있으므로 미리 확인해 두는 것이 좋습니다.
명부를 갖추어 두면 주주 각자에게도 도움이 됩니다. 상법 제396조 제2항에 따라 주주는 영업시간 내에 언제든지 주주명부를 열람하거나 등사할 수 있으므로, 가족 주주라도 각자 자기 지분이 바르게 적혀 있는지 확인할 수 있습니다. 회사에 돈을 빌려준 채권자도 같은 청구를 할 수 있습니다. 나중에 다른 법인이 주주로 들어오면 법인세법 제118조에 따라 그 주주는 법인명, 법인 본점 소재지, 사업자등록번호로 적습니다. 주주별 주식 수를 더한 합계가 회사가 발행한 주식 총수와 맞는지도 대조해 보시고, 명부는 대표자 집이 아니라 본점에 두세요. 주민등록번호 같은 정보가 담기므로 명부가 외부로 함부로 흘러가지 않도록 관리하는 것도 중요합니다.
구체적인 사안은 세무사와 상담하시기 바랍니다.
※ 2026년 10월 현행 법령을 기준으로 정리한 일반 정보입니다. 개별 사안은 전문가와 상담하세요.
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