직원 6명인 편의점을 운영합니다. 17세 고등학생을 아르바이트로 채용하면서 근로기준법에 따라 가족관계증명서와 부모님 동의서를 받아 두었습니다. 이 학생이 몇 달 일하다가 아직 18세가 되기 전에 그만뒀습니다. 받아 둔 서류를 바로 파기해도 되는지, 아니면 몇 년을, 언제부터 세어 보관해야 하는지 알고 싶습니다.
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받아 둔 가족관계증명서와 부모님 동의서는 바로 파기하면 안 됩니다. 이 서류는 근로기준법상 3년간 보존해야 하는 서류입니다. 학생이 18세가 되기 전에 그만두었으므로 그만둔 날, 즉 퇴직한 날부터 3년을 셉니다. 가족관계증명서와 부모님 동의서 모두 같은 기준이 적용됩니다.
근로기준법 제66조는 사용자는 18세 미만인 사람에 대하여는 그 연령을 증명하는 가족관계기록사항에 관한 증명서와 친권자 또는 후견인의 동의서를 사업장에 갖추어 두어야 한다고 정합니다. 제42조는 사용자가 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정합니다.
근로기준법 시행령 제22조 제1항은 그 중요한 서류로 근로계약서, 임금대장, 고용·해고·퇴직에 관한 서류 등을 정하면서, 제9호에 법 제66조에 따른 연소자의 증명에 관한 서류를 정합니다. 같은 조 제2항은 보존기간을 세기 시작하는 날을 서류마다 정합니다. 그 제7호는 연소자의 증명에 관한 서류는 18세가 되는 날부터 기산하되, 18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날부터 기산한다고 정합니다.
질문하신 편의점은 직원 6명이므로 제11조 제1항에 따라 근로기준법이 적용됩니다. 17세 학생을 채용하면서 받은 가족관계증명서와 부모님 동의서는 제66조에 따라 갖추어 둔 서류이므로, 시행령 제22조 제1항 제9호의 연소자의 증명에 관한 서류에 해당합니다. 학생이 일하는 동안에는 제66조에 따라 이 서류를 사업장에 갖추어 두어야 했고, 그만둔 뒤에는 제42조의 보존 의무가 이어집니다. 따라서 제42조에 따라 3년간 보존해야 합니다. 3년은 근로기준법이 정한 보존기간이므로, 그 기간이 지나기 전에는 학생이 그만두었다는 이유만으로 서류를 파기할 수 없습니다.
기산일은 학생이 18세가 되기 전에 그만두었다는 점에서 정해집니다. 시행령 제22조 제2항 제7호의 괄호 부분에 따라 18세가 되기 전에 퇴직한 경우이므로 퇴직한 날부터 3년을 셉니다. 만약 학생이 계속 일하다가 18세가 되었다면, 같은 호 본문에 따라 18세가 되는 날부터 3년을 세게 됩니다.
같은 학생에 관한 다른 서류도 시행령 제22조 제2항이 기산일을 따로 정합니다. 근로자 명부는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날, 근로계약서는 근로관계가 끝난 날, 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날, 고용·해고·퇴직에 관한 서류는 근로자가 해고되거나 퇴직한 날부터 셉니다. 이번처럼 학생이 18세 전에 그만둔 경우에는 연소자 증명 서류도 퇴직한 날이 기준이 됩니다. 근로자 명부에는 시행령 제20조 제8호에 따라 퇴직한 경우 그 연월일과 사유도 적어야 합니다. 다만 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날이 기준이므로, 장부를 어떻게 관리하는지에 따라 시작일이 달라질 수 있습니다.
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※ 2026년 11월 현행 법령을 기준으로 정리한 일반 정보입니다. 개별 사안은 전문가와 상담하세요.
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