근로기준법 제39조에 따라 근로자의 퇴직후 3년 이내의 기간에는 근로자가 요청하는 근로관계 및 임금과 관련된 서류를 회사가 제공해야할 의무가 있습니다. 다만, 이는 근로자 본인에게 직접 교부하는 것이 원칙이므로 근로자가 직접 방문 수령하거나, 등기우편으로 발송하는 방법을 선택해야 할 것으로 보이고, 회사가 근로자의 요청이 있다고 하여, 근로자가 지정하는 제3자에게 관련 서류를 교부할 의무는 없습니다. 물론 근로자 본인으로부터 제3자에게 관련서류를 전달하는 것과 관련하여, 명시적인 동의서를 받아둔다면 특별히 문제될 사항은 없을 것으로 보이나, 구태여 회사가 이러한 번거로움과 혹시 발생할 지 모르는 개인정보 관련 문제의 위험을 감수할 이유는 없어 보입니다.

원칙적으로 퇴사자의 개인정보가 포함된 서류를 제3자에게 전달하는 것은 주의가 필요합니다. 다만, 퇴사자 본인의 명확한 요청이나 동의가 있는 경우라면 해당 직원에게 대신 전달하는 것 자체가 곧바로 위법이 되지는 않습니다. 이 경우에도 동의 사실을 남겨두는 것이 매우 중요합니다. 실무적으로는 퇴사자가 문자·이메일 등으로 ‘○○직원에게 전달해 달라’는 의사를 명확히 표시하고, 가능하면 신분증 사본 또는 위임 취지의 간단한 확인 문구를 받아 두는 것이 안전합니다. 반대로, 이러한 동의 없이 제3자에게 서류를 전달할 경우 개인정보 보호법 위반 문제가 제기될 수 있고, 분쟁 발생 시 사업주가 불리해질 수 있습니다. 따라서 가장 안전한 방법은 등기우편 발송, 이메일(PDF) 전달, 본인 직접 수령 방식이며, 제3자 전달은 예외적으로만 운영하는 것이 바람직합니다. 필요하시면 로시컴 심화상담에서 퇴직자 서류 발급·전달 절차를 개인정보 이슈 없이 정리하는 방법을 구체적으로 검토해 보시길 권합니다.