올해 퇴사한 직원이 경력증명서, 퇴직소득원천징수영수증, 근로소득원천징수증 발급을 요청했습니다. 다만 본인이 직접 수령하지 않고, 현재 재직 중인 다른 직원에게 대신 전달해 달라고 합니다. 해당 서류에는 개인정보가 포함되어 있는데, 이처럼 제3자에게 전달해도 문제가 없는지, 추후 개인정보 관련 분쟁 소지가 있는건 아닐까요?
로시컴 노무사 LAWSEE.COM
원칙적으로 퇴사자의 개인정보가 포함된 서류를 제3자에게 전달하는 것은 주의가 필요합니다.
다만, 퇴사자 본인의 명확한 요청이나 동의가 있는 경우라면 해당 직원에게 대신 전달하는 것 자체가 곧바로 위법이 되지는 않습니다. 이 경우에도 동의 사실을 남겨두는 것이 매우 중요합니다.
실무적으로는 퇴사자가 문자·이메일 등으로 ‘○○직원에게 전달해 달라’는 의사를 명확히 표시하고, 가능하면 신분증 사본 또는 위임 취지의 간단한 확인 문구를 받아 두는 것이 안전합니다.
반대로, 이러한 동의 없이 제3자에게 서류를 전달할 경우 개인정보 보호법 위반 문제가 제기될 수 있고, 분쟁 발생 시 사업주가 불리해질 수 있습니다.
따라서 가장 안전한 방법은 등기우편 발송, 이메일(PDF) 전달, 본인 직접 수령 방식이며, 제3자 전달은 예외적으로만 운영하는 것이 바람직합니다.
필요하시면 로시컴 심화상담에서 퇴직자 서류 발급·전달 절차를 개인정보 이슈 없이 정리하는 방법을 구체적으로 검토해 보시길 권합니다.
