직원 아홉 명까지는 근로계약서 한 장으로 버틸 수 있습니다. 그런데 열 번째 사람이 들어오는 순간, 회사에는 지금까지 없던 의무가 하나 생깁니다. 취업규칙을 만들어 고용노동부에 신고하고, 그 내용을 직원들이 언제든 볼 수 있게 두어야 한다는 의무입니다. 문제는 이 의무가 어느 날 공문으로 통보되지 않는다는 점입니다. 대부분은 직원 한 명을 징계하려다가, 혹은 임금체불 진정이 들어와 근로감독관이 사업장을 들여다보다가 뒤늦게 알게 됩니다.

이 글에서는 상시 근로자 10명에 도달했을 때 사업주가 해야 하는 일을 순서대로 정리합니다. 상시 10명을 세는 방법과 언제 의무가 시작되는지, 취업규칙에 반드시 들어가야 하는 필수 기재사항, 신고 서류에 반드시 붙는 근로자 의견청취 서면의 의미와 한계, 신고 절차와 미신고 과태료, 그리고 신고보다 실무에서 더 중요한 게시·주지 의무가 왜 취업규칙의 효력 자체를 좌우하는지를 살펴봅니다.

상담 사례

사례 ① 열한 번째 직원이 들어온 뒤
식품 소분·포장업을 하는 A씨는 2025년 내내 직원이 7~8명이었습니다. 2026년 4월 거래처가 늘면서 생산직 3명을 더 뽑아 상시 인원이 11명이 되었습니다. 회사에는 근로계약서와 급여대장만 있고 사규라 부를 만한 문서는 없습니다. 그러던 중 8월에 한 직원의 무단결근이 반복되자 감봉 처분을 하려 했는데, 근거로 삼을 규정이 없다는 사실을 알게 되었습니다. A씨는 지금이라도 취업규칙을 만들어야 하는지, 만들면 언제까지 신고해야 하는지, 늦은 만큼 과태료가 나오는지 궁금합니다.

사례 ② 본 적 없는 사규로 징계를 받은 경우
B씨는 직원 14명인 도매업체에서 3년째 일하고 있습니다. 2026년 6월 회사가 "사규 제○조 위반"을 이유로 정직 1개월 처분을 내렸습니다. B씨는 입사 이후 사규를 받아 본 적도, 어디에 있는지 안내받은 적도 없습니다. 대표 개인 노트북에만 파일이 있었고, 직원들에게 공유된 적은 없었습니다. B씨는 자신이 본 적도 없는 규정으로 징계를 받는 것이 가능한지 알고 싶습니다.

결론부터 정리하면

• 상시 10명 이상의 근로자를 사용하는 사용자는 취업규칙을 작성해 고용노동부장관에게 신고해야 합니다(근로기준법 제93조). 변경한 경우에도 다시 신고해야 합니다.
• 법 제93조 각 호에 열거된 필수 기재사항이 빠지면 신고가 반려되거나 보완 요구를 받습니다. 근로시간·임금·퇴직·표창과 제재는 물론 직장 내 괴롭힘의 예방과 발생 시 조치도 필수 항목입니다.
• 작성·변경 시 근로자 과반수 노동조합, 없으면 근로자 과반수의 의견을 들어야 하고, 신고할 때 그 의견을 적은 서면을 첨부해야 합니다(같은 법 제94조). 불이익하게 변경할 때는 의견 청취가 아니라 동의가 필요합니다.
• 취업규칙을 작성·신고하지 않으면 500만원 이하의 과태료 대상입니다. 반면 의견청취 절차를 어긴 경우는 과태료가 아니라 500만원 이하의 벌금이 정해져 있습니다. 성격이 다른 제재라는 점을 구분해야 합니다.
• 사용자는 취업규칙을 근로자가 자유롭게 열람할 수 있는 장소에 게시하거나 갖추어 두어 널리 알려야 합니다(같은 법 제14조). 이 주지 의무 위반도 500만원 이하의 과태료 대상입니다.
• 대법원은 취업규칙이 신고나 수리로 효력이 생기는 것이 아니라 근로자에게 주지됨으로써 효력이 발생한다고 보고 있습니다. 그래서 사례 ②처럼 아무도 본 적 없는 사규는 징계 근거로 쓰기 어렵습니다.

상시 10명은 어떻게 세는가

• 산정 방식 — 근로기준법 시행령은 상시 근로자 수를 산정 사유가 발생한 날 이전 1개월 동안 사용한 근로자의 연인원을 같은 기간의 가동 일수로 나누어 계산하도록 정하고 있습니다. 특정 하루의 출근 인원이 아니라 한 달 평균이 기준입니다.
• 포함되는 사람 — 기간제, 단시간, 일용직, 아르바이트 모두 포함됩니다. 하루 4시간만 일해도 한 명은 한 명으로 셉니다. 근로시간을 비례해서 0.5명으로 계산하지 않습니다.
• 제외되는 사람 — 사업주 본인, 대표이사와 같이 근로자로 볼 수 없는 임원, 파견법에 따라 파견받아 쓰는 파견근로자는 사용사업주의 상시 근로자 수에서 제외하는 것이 원칙입니다. 반면 도급이라는 이름만 붙였을 뿐 실제로는 지휘·감독을 받는 사람이라면 근로자로 판단될 수 있습니다.
• 단위는 사업 또는 사업장 — 장소가 나뉘어 있어도 인사·노무·회계가 하나로 운영되면 하나의 사업으로 보아 합산하는 것이 실무의 일반적 판단입니다. 반대로 지점이 독자적으로 인사와 회계를 운영한다면 별개로 볼 여지가 있습니다.
• 변동이 잦은 경우 — 성수기에만 10명을 넘고 평소에는 8명인 사업장을 위해 시행령은 보정 규칙을 두고 있습니다. 한 달 평균을 낸 값이 10명에 미치지 못하더라도, 산정기간에 속하는 날을 하루 단위로 세었을 때 10명에 미달한 날이 절반에 못 미친다면 취업규칙 의무가 적용되는 사업장으로 봅니다. 반대로 미달한 날이 절반 이상이면 적용되지 않는 사업장으로 봅니다. 평균값 하나만 보고 안심하거나 포기할 것이 아니라 일자별 인원까지 확인해야 하는 이유입니다. 한 번 10명을 넘긴 뒤 그 상태가 유지된다면 의무는 발생한 것으로 보아야 합니다.
• 10명 미만이라도 — 신고 의무가 없을 뿐 작성이 금지되는 것은 아니고, 만든 취업규칙은 주지되면 그대로 효력을 갖습니다. 다만 5인 미만 사업장이라면 적용되지 않는 조항까지 넣어 스스로 의무를 만들지 않도록 주의해야 합니다.

사례 ①의 A씨는 2026년 4월에 3명을 추가로 채용해 그 뒤로 계속 11명 수준을 유지하고 있으므로, 4월 시점에 이미 작성·신고 의무가 발생했다고 보아야 합니다. 법에 "며칠 안에 신고하라"는 기한이 못 박혀 있지는 않지만, 의무가 생긴 뒤 지체 없이 신고하는 것이 원칙입니다. 8월에 징계 문제가 불거져서야 준비를 시작한 지금 시점은 이미 늦은 편이고, 늦었다는 이유로 작성 자체를 포기할 이유는 없습니다. 미신고 상태가 길어질수록 감독 과정에서 지적될 가능성만 커집니다.

무엇을 담아야 하나 — 필수 기재사항

• 근로시간 관련 — 업무의 시작과 종료 시각, 휴게시간, 휴일, 휴가, 교대근로에 관한 사항입니다. 유연근로시간제를 쓰고 있다면 그 근거도 함께 정리해 두는 편이 좋습니다.
• 임금 관련 — 임금의 결정·계산·지급 방법, 임금의 산정기간과 지급시기, 승급에 관한 사항, 가족수당의 계산과 지급 방법, 그리고 퇴직급여·상여·최저임금에 관한 사항입니다.
• 퇴직·재해·안전 — 퇴직에 관한 사항, 업무상 및 업무 외 재해부조에 관한 사항, 안전과 보건에 관한 사항입니다.
• 모성보호와 일·가정 양립 — 출산전후휴가, 육아휴직 등 모성 보호와 일·가정 양립 지원에 관한 사항, 성별·연령·신체적 조건 등 특성에 따른 사업장 환경 개선에 관한 사항입니다.
• 직장 내 괴롭힘 — 예방 및 발생 시 조치 등에 관한 사항이 필수 기재사항으로 들어가 있습니다. 신고 창구, 조사 절차, 피해자 보호와 신고자 불이익 금지까지 적어 두어야 실제 사건이 생겼을 때 회사가 절차를 밟았다고 말할 수 있습니다.
• 표창과 제재 — 징계의 종류, 사유, 절차를 정하는 부분입니다. 사례 ①의 A씨가 감봉을 하려다 막힌 이유가 바로 이 조항의 부재입니다.
• 기타 — 근로자의 식비·작업용품 부담, 교육시설, 그 밖에 해당 사업장 근로자 전체에 적용될 사항입니다.

제재 조항을 만들 때 특히 주의할 것이 감급의 한도입니다. 근로기준법은 취업규칙에서 감급의 제재를 정할 경우 1회의 금액은 평균임금 1일분의 2분의 1을, 총액은 1임금지급기 임금총액의 10분의 1을 초과하지 못한다고 정하고 있습니다. 사례 ①의 A씨가 무단결근을 이유로 한 달 치 급여의 상당 부분을 깎는 식의 규정을 넣으면 그 조항 자체가 법 위반이 됩니다. 무단결근한 날에 대해 임금을 지급하지 않는 것(무노동 무임금)과, 징계로서 임금을 깎는 감급은 성격이 다르다는 점도 규정에 구분해 적어 두어야 나중에 다툼이 줄어듭니다.

또 하나, 고용노동부가 배포하는 표준안을 회사명만 바꿔 신고하는 방식은 편하지만 위험합니다. 표준안에는 회사가 실제로 운영하지 않는 제도까지 들어 있고, 취업규칙에 적힌 이상 회사는 그 내용에 구속되기 때문입니다. 법정 기준보다 유리한 조항을 스스로 적어 두면 그 유리한 기준이 곧 근로조건이 됩니다. 반대로 취업규칙에서 정한 기준에 미치지 못하는 근로조건을 정한 근로계약은 그 부분이 무효가 되고 취업규칙의 기준을 따르며, 근로계약이 더 유리하면 그 계약이 적용됩니다. 표준안은 빠진 항목을 확인하는 점검표로만 쓰고, 조문은 회사가 실제로 하고 있는 것에 맞춰 고쳐 써야 합니다.

근로자 의견청취, 어디까지 해야 하나

• 대상 — 근로자 과반수로 조직된 노동조합이 있으면 그 노동조합, 없으면 근로자 과반수의 의견을 들어야 합니다. 과반수 노조가 아니라면 노조가 있더라도 근로자 과반수의 의견을 듣는 방식이 됩니다.
• 방식 — 개별 면담보다 설명회나 회람처럼 근로자들이 내용을 알고 의견을 낼 수 있는 형태가 바람직합니다. 최소한 취업규칙 초안을 사전에 배포하고 의견을 제출할 기간을 준 사실이 남아야 합니다.
• 결과의 효력 — 의견 청취는 말 그대로 듣는 절차입니다. 반대 의견이 나왔다고 해서 취업규칙을 만들 수 없는 것은 아니고, 반대 의견이 적힌 서면을 첨부해도 신고는 가능합니다.
• 불이익 변경은 다릅니다 — 기존 취업규칙을 근로자에게 불리하게 바꿀 때는 의견 청취가 아니라 근로자 과반수의 동의가 필요합니다. 대법원은 집단적 동의를 받지 못한 불이익 변경은 원칙적으로 효력이 없다고 보고 있습니다.
• 서면 보관 — 의견을 들은 사실을 증명하는 서면은 신고 첨부서류이자, 나중에 절차 흠결을 다툴 때의 유일한 증거입니다. 날짜, 대상 인원, 제시한 초안, 회수한 의견을 함께 남겨 두어야 합니다.

사례 ①처럼 취업규칙을 처음 만드는 경우에는 원칙적으로 의견 청취만 거치면 됩니다. 다만 주의할 지점이 있습니다. 그동안 관행적으로 지급해 온 수당이나 부여해 온 휴가가 있는데, 취업규칙을 만들면서 그 내용을 빼거나 줄인다면 최초 작성이라도 불이익 변경에 해당한다는 다툼이 생길 수 있습니다. A씨의 회사가 그간 명절마다 상여금을 지급해 왔다면, 새 취업규칙에 "상여금은 회사의 경영 사정에 따라 지급하지 않을 수 있다"고만 적어 두는 것이 그 사례입니다. 기존에 실제로 주던 것은 일단 규정에 반영하고, 이후에 조정하려면 동의 절차를 밟는 편이 안전합니다.

신고 절차와 미신고 과태료

• 제출처 — 사업장 소재지를 관할하는 지방고용노동관서입니다. 방문 접수뿐 아니라 고용노동부 전자민원 창구를 통한 온라인 신고도 가능합니다.
• 서류 — 취업규칙 신고서, 취업규칙 본문, 근로자의 의견을 들었음을 증명하는 서면(불이익 변경이라면 동의를 받았음을 증명하는 서면)입니다. 의견서가 빠지면 보완 요구를 받게 됩니다.
• 기한 — 며칠 이내라는 숫자가 법에 정해져 있지는 않습니다. 상시 10명에 도달한 뒤 지체 없이 신고해야 한다고 해석되며, 변경한 경우에도 마찬가지입니다.
• 미신고의 제재 — 작성·신고 의무를 위반하면 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다. 실제 부과액은 위반 횟수 등에 따라 시행령의 부과기준으로 정해지므로, 첫 지적에서 곧바로 상한액이 나오는 경우는 드뭅니다.
• 변경명령 — 취업규칙은 법령이나 단체협약과 어긋날 수 없습니다. 어긋나는 내용이 있으면 고용노동부장관이 그 변경을 명할 수 있습니다.
• 신고했다고 내용이 승인된 것은 아닙니다 — 신고는 수리를 요하는 인가가 아닙니다. 접수되었다는 사실이 그 조항들이 적법하다는 보증이 되지는 않습니다.

실무에서 자주 생기는 오해가 하나 있습니다. "신고를 안 했으니 우리 취업규칙은 아직 효력이 없는 것 아니냐"는 생각입니다. 반대입니다. 대법원은 취업규칙이 신고나 수리로 효력이 생기는 것이 아니라, 그 내용을 근로자가 알 수 있도록 주지시킴으로써 효력이 발생한다고 보고 있습니다. 즉 신고하지 않은 취업규칙도 직원들에게 제대로 알렸다면 근로조건으로 작동하고, 반대로 신고까지 마쳤어도 아무도 모르게 서랍에 넣어 두었다면 근거로 삼기 어렵습니다. 신고 의무 위반은 과태료 문제이고, 주지 여부는 효력 문제라는 점에서 층위가 다릅니다.

제재의 종류도 구분해 두는 것이 좋습니다. 작성·신고를 하지 않은 것과 게시·주지하지 않은 것은 과태료 사안이지만, 의견 청취나 동의 절차를 거치지 않은 것은 벌금이 정해진 사안입니다. 절차를 건너뛴 쪽이 오히려 더 무거운 성격의 제재로 이어질 수 있으므로, 시간이 없다는 이유로 의견 청취를 생략하고 서류만 접수하는 방식은 권하기 어렵습니다.

게시·주지 의무 — 신고보다 실무에서 더 중요합니다

• 법의 요구 — 사용자는 근로기준법과 시행령의 주요 내용, 그리고 취업규칙을 근로자가 자유롭게 열람할 수 있는 장소에 항상 게시하거나 갖추어 두어 널리 알려야 합니다.
• 인정되는 방법 — 사무실 게시판 부착, 공용 공간에 비치, 사내 인트라넷이나 공유 폴더 게시 등이 가능합니다. 핵심은 근로자가 필요할 때 스스로 찾아볼 수 있는 상태인지입니다.
• 부족한 방법 — 대표 개인 컴퓨터에만 파일이 있거나, 요청하는 사람에게만 보여 주거나, 열람에 상급자 허락이 필요한 상태는 주지되었다고 보기 어렵습니다.
• 현장 근로자 — 사무실에 오지 않는 배송·시공·교대 근무자가 있다면 인트라넷 게시만으로 충분한지 점검해야 합니다. 접근 수단이 없는 인원에게는 별도의 방법이 필요합니다.
• 변경할 때마다 — 개정할 때마다 다시 알려야 합니다. 언제 무엇이 바뀌었는지 이력이 남는 형태가 안전합니다.
• 제재 — 주지 의무 위반은 500만원 이하의 과태료 대상입니다.

사례 ②의 B씨가 문제 삼을 수 있는 지점이 여기입니다. 회사가 근거로 든 사규가 대표 개인 노트북에만 있었고 직원들에게 공유된 적이 없다면, 그 규정이 취업규칙으로서 효력을 갖추었는지부터 다툴 여지가 있습니다. 취업규칙의 효력이 주지에서 나온다는 법리에 비추어 보면, 존재 자체를 알 수 없었던 규정을 근거로 한 징계는 근거 규정을 결여한 처분이 될 수 있습니다.

다만 주지되지 않았다는 사정만으로 징계가 자동으로 무효가 되는 것은 아닙니다. 징계의 정당성은 규정의 존재만이 아니라 사유의 실체, 절차의 적법성, 처분 수위의 균형을 함께 봅니다. B씨로서는 사규를 언제 어떤 방식으로 공지받았는지, 징계 전에 소명 기회가 있었는지, 같은 사유로 다른 직원은 어떤 처분을 받았는지를 함께 정리해 두는 것이 실질적인 준비입니다. 부당한 징계라고 판단된다면 노동위원회 구제신청에는 처분이 있은 날부터 3개월이라는 기간 제한이 있으므로 날짜 관리가 먼저입니다.

이런 대응은 오히려 위험합니다

• 직원들에게 알리지 않고 서류만 만들어 접수하는 것 — 의견청취 절차 위반은 벌금이 정해진 사안이고, 주지되지 않은 규정은 징계 근거로 쓰기 어렵습니다.
• 의견서에 직원 서명만 받아 두고 초안은 보여 주지 않는 것 — 무엇에 대한 의견인지 특정되지 않으면 절차를 거쳤다고 인정받기 어렵습니다.
• 이미 주던 상여나 수당을 취업규칙 제정을 계기로 슬쩍 줄이는 것 — 최초 작성이어도 불이익 변경 다툼으로 이어질 수 있습니다.
• 내용을 바꾸고도 변경 신고와 재공지를 하지 않는 것 — 변경한 경우에도 신고 의무는 그대로 유지됩니다.
• 징계가 필요해진 뒤에야 소급해서 규정을 만드는 것 — 행위 당시 존재하지 않던 규정을 근거로 삼기는 어렵습니다.

자주 묻는 질문

Q. 직원이 다시 9명으로 줄면 취업규칙을 없애도 되나요?
신고 의무는 상시 10명 이상일 때 발생하므로 인원이 줄면 새로 신고할 의무는 없습니다. 다만 이미 만들어 시행 중인 취업규칙은 그 자체로 근로조건을 정한 규범이므로, 인원이 줄었다는 이유만으로 없던 것이 되지는 않습니다. 폐지하거나 내용을 낮추려면 불이익 변경 절차를 검토해야 합니다.

Q. 직원 대부분이 반대하는데도 신고할 수 있나요?
최초 작성이나 근로자에게 불리하지 않은 변경이라면 의견 청취로 충분하므로, 반대 의견이 적힌 서면을 첨부해 신고할 수 있습니다. 반대로 불이익 변경이라면 반대가 과반수라는 것은 동의를 받지 못했다는 뜻이므로, 그 상태로 강행하면 변경 자체의 효력이 부정될 수 있습니다.

Q. 근로감독에서 미신고가 적발되면 바로 과태료가 나오나요?
실무상 먼저 시정 지시를 받고 기한 내에 작성·신고하면 과태료 부과 없이 마무리되는 경우가 많습니다. 다만 이는 보장된 절차가 아니라 사안에 따른 판단이므로, 시정 기한을 넘기거나 반복 지적을 받으면 부과로 이어집니다. 지적을 받기 전에 정리해 두는 편이 언제나 유리합니다.

Q. 취업규칙을 이메일로 한 번 보내면 게시한 것으로 인정되나요?
발송 사실만으로는 부족할 수 있습니다. 법이 요구하는 것은 근로자가 필요할 때 자유롭게 열람할 수 있는 상태이므로, 상시 접근이 가능한 위치에 두는 것이 원칙입니다. 이메일 발송은 공지 사실을 남기는 보조 수단으로 활용하고, 게시나 비치는 별도로 갖추는 편이 안전합니다.

체크리스트

• 최근 1개월의 급여대장으로 상시 근로자 수를 계산해 10명 이상이 된 시점을 특정합니다.
• 회사가 실제로 운영 중인 근로조건(근로시간, 수당, 휴가, 상여, 징계 관행)을 항목별로 목록화합니다.
• 법 제93조 각 호의 필수 기재사항과 그 목록을 대조해 빠진 항목을 채웁니다. 직장 내 괴롭힘 조항이 있는지 특히 확인합니다.
• 징계 조항을 넣을 때 감급의 한도(1회 평균임금 1일분의 2분의 1, 총액 1임금지급기 임금총액의 10분의 1)를 넘지 않는지 검토합니다.
• 초안을 전 직원에게 배포하고 의견 제출 기간을 준 뒤, 의견을 적은 서면을 날짜와 함께 보관합니다.
• 관할 지방고용노동관서에 신고서·취업규칙·의견서를 함께 제출하고 접수증을 보관합니다.
• 상시 열람이 가능한 위치에 게시한 뒤 그 상태를 기록으로 남기고, 이후 조문을 바꿀 때마다 변경 신고와 재공지를 함께 진행합니다.

취업규칙은 노동청에 내기 위한 서류가 아니라, 회사가 직원에게 무엇을 약속했는지 적어 둔 문서입니다. 그래서 잘 만든 취업규칙은 사업주에게는 징계와 인사의 근거가 되고, 근로자에게는 자기 근로조건을 확인할 수 있는 기준이 됩니다. 열 명이 되었다는 것은 그 약속을 말이 아니라 문서로 관리해야 하는 규모가 되었다는 뜻입니다. 지금 인원이 몇 명인지부터 세어 보고, 이미 넘겼다면 늦었다는 이유로 미루지 말고 초안 작성과 의견 청취부터 시작하시기 바랍니다.