연차수당을 지급해온 회사인데, 만 1년 도래로 퇴사하는 인원에 대해 월차수당을 지급하지 않기 위해 제도를 새로 만들려 합니다. 1) 1년 미만 발생 월차에만 촉진제도를 선택적으로 시행할 수 있는지, 2) 취업규칙 변경 없이 인트라넷 게시로만 고지해도 효력이 있는지, 3) 이메일 통보도 서면과 같은 효력이 있는지 궁금합니다.
오수경 노무사
노무법인 가경
1. 연차 사용촉진은 사용자의 의무사항은 아닙니다.
법적으로 1년 미만자의 연차에도 사용촉진이 가능하므로 선택적으로 사용촉진을 하는 것은 문제가 없을 것으로 사료됩니다.
다만, 추후에 근무기간에 따른 불합리한 차별을 근거로 하여 근로자들의 문제제기가 가능할 수도 있으므로 이 부분을 염두해두어야 할 것으로 사료됩니다.
2. 취업규칙에 연차에 관하여 사용촉진을 할 수 있다라고만 규정되어 있는 경우에는 해당 내용을 근거로 사용촉진이 가능합니다.
다만, 연차의 사용촉진은 '근로자 개별적으로' 남은 연차일수를 알리고, 사용시기를 지정하도록 '서면'으로 이루어져야 함이 원칙이므로
단순히 게시판에 고지하는 것만으로는 정당한 사용촉진으로 인정받기는 어려울 것으로 사료됩니다.
3. 다음과 같은 행정해석이 존재하고 있습니다.
회사가 전자결재체계를 완비하여 전자문서로 모든 업무의 기안, 결재, 시행과정이 이루어져 근로자 개인별로 명확하게 촉구 또는 통보되는 경우에 한하여 연차휴가 사용 서면 촉구 또는 통보로 인정된다. (회시번호 : 근로기준과-1983)
연차유급휴가의 사용촉진조치와 관련해 이메일로 통보하는 것이 근로자 개인별로 서면촉구 또는 통보하는 것에 비해 도달 여부의 확인 등이 불명확한 경우 서면으로 촉구 또는 통보로 인정되기 어렵다. (회시번호 : 근로개선정책과-6488)
즉, 근로자가 이메일로 서면촉진하는 것을 명확하게 확인 할 수 있고, 회사에서도 근로자에게 도달하여 근로자가 이를 열람하였는지를 명확히 확인이 가능한 경우에 한하여 제한적으로 적법성을 인정받게 될 것입니다.
따라서, 실무상으로는 '서면'으로 '개별적'으로 통보하는 것이 보다 바람직할 것으로 사료됩니다.
